Delegare è un’arte e come tale richiede precisione, chiarezza e, soprattutto, consapevolezza delle insidie che si possono incontrare. Vediamo insieme quali sono gli errori più comuni che commettiamo quando diamo istruzioni e come evitarli.
L’importanza di dare istruzioni precise
Come potete ben immaginare, mi è capitato più volte di chiedere a un mio collaboratore di svolgere un task specifico, per poi ritrovarmi davanti a un risultato completamente diverso da quello che mi aspettavo. In questi casi, la domanda che mi pongo è sempre la stessa: come è possibile che una persona non sia in grado di eseguire un’azione apparentemente semplice?
La risposta a questa domanda mi ha portato a realizzare che il problema, nella maggior parte dei casi, non risiede nei collaboratori, ma nel modo in cui io stesso davo le istruzioni. Ecco quindi che ho deciso di affrontare la problematica e intervenire per correggerla.
Gli errori più comuni nell’esprimere istruzioni
Il primo errore che ho identificato riguarda le istruzioni vaghe e generiche. Quante volte vi è capitato di sentire o dire: “Migliora questa presentazione”, “Aggiorna il sito”, “Manda una mail ai clienti”? Queste frasi sembrano chiare per chi le pronuncia, ma in realtà sono interpretabili in mille modi differenti. È un po’ come dire a un tassista: “Portami in un bel posto”, per poi lamentarsi della destinazione.
Il secondo errore molto diffuso è quello di trasferire troppe informazioni tutte insieme. Tanti dettagli, spiegazioni, premesse, contesti possono far andare in tilt il cervello dei nostri collaboratori, che si perdono l’essenziale.
L’errore numero tre riguarda il non verificare la comprensione. Quando chiediamo “hai capito?”, ci illudiamo di aver comunicato efficacemente, ma in realtà non abbiamo alcuna certezza che l’interlocutore abbia compreso nel modo corretto.
Il quarto errore, molto subdolo, riguarda il dare per scontato che gli altri abbiano la nostra stessa visione. Dopo anni di lavoro nel mio business, ho sviluppato una visione chiara di quello che voglio. Purtroppo, non posso dare per scontato che i miei collaboratori abbiano la stessa visione.
Infine, il quinto errore riguarda il non dare esempi concreti di come vogliamo che sia fatta una determinata cosa. Le parole sono interpretabili, gli esempi no. Quando si riesce a fornire un esempio, il risultato sarà molto più vicino a quello che avevamo in mente.
Perché continuiamo a commettere questi errori?
La domanda che sorge spontanea è: perché continuiamo a commettere questi errori, anche se sono così evidenti? Il primo motivo è che questi errori non sono evidenti finché non si prende consapevolezza. Il secondo è che diamo per scontato che gli altri sappiano quello che sappiamo noi, soprattutto se si tratta di un ambito in cui siamo particolarmente esperti.
Il mio consiglio è quindi di iniziare a comunicare in modo più efficace, senza dare nulla per scontato. La prossima volta che dovete dare un’istruzione, provate a essere più specifici e a fornire un contesto. Vedrete che le performance dei vostri collaboratori miglioreranno notevolmente.
Conclusioni
In conclusione, dare istruzioni in modo efficace non è un’attività semplice come potrebbe sembrare. Richiede consapevolezza, precisione e, soprattutto, la capacità di mettersi nei panni dell’altro. Solo in questo modo potremo evitare gli errori più comuni e migliorare la produttività e l’efficienza del nostro team. Ricordate che i vostri collaboratori sono la risorsa più preziosa che avete.